POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de GRUPO NORMANDIA S.A. (en adelante “NORMANDIA”), de sus clientes activos y potenciales, trabajadores y proveedores, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, protección e integridad de la información.Esta Política se estructura siguiendo los mandatos del artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.
NORMANDIA tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismo y, por lo tanto, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social, respetando en todo caso las normas vigentes sobre la Protección de Datos Personales.
I. ALCANCE DE LA POLÍTICA
• Se ha estructurado considerando todos los procesos de NORMANDIA, según su objeto social, con el propósito de que sea conocida, implementada y cumplida por sus directivos, empleados, contratistas y terceros, que deban realizar algún tratamiento de los datos personales recolectados por ella.
• Incorpora y desarrolla estrategias y acciones para la divulgación de los derechos de los titulares, así como para la capacitación, implementación, monitoreo y evaluación del programa integral de gestión de datos personales de NORMANDIA, que incluye procesos de atención a las solicitudes de los titulares.
• Se integra con los manuales de seguridad de la información de NORMANDIA y se aplica sobre los datos personales suministrados por sus empleados, clientes actuales o potenciales y proveedores, siendo responsable de velar por su cumplimiento, el oficial de protección de datos que designe para tal fin.
• NORMANDIA definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en su comité de presidencia, de acuerdo con los informes y planteamientos que presente el Oficial de Protección de Datos Personales. .
II. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
NORMANDIA incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:
• Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
III. DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento.
• Cliente activo: Persona natural que recibe los servicios de NORMANDIA.
• Cliente potencial: Persona natural interesada en recibir los servicios de NORMANDIA.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociar se a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos.
• Proveedor: Toda persona natural que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de NORMANDIA, que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Presidencia.
IV. DATOS SENSIBLES
Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
NORMANDIA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
V. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de NORMANDIA, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
VI. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS
Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:
• Bases de datos con Información Sensible:
Son bases de datos que contienen datos sensibles que pueden afectar la intimidad del Titular, tales como vinculación política, religiosa, orientación sexual, entre otros. NORMANDIA restringe el acceso a este tipo de información pudiendo ser conocido únicamente por un grupo autorizado de funcionarios, en caso que se haga la recolección de esta información.
• Bases de datos con Información Pública:
Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho será ejercido entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a NORMANDIA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581, como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Recibir información por parte de NORMANDIA, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a las normas que establecen y regulan la protección de datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, determinado que, en el Tratamiento, NORMANDIA ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
VIII. AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
NORMANDIA solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto, en el cual informará al titular de los datos, lo siguiente:
• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamo.
No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
NORMANDIA conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.
Al cumplir el deber de información, NORMANDIA informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:
• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
• Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.
IX. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de NORMANDIA, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
• Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano. NORMANDIA tratará los datos personales de sus empleados, contratistas y de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. NORMANDIA informará, de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez agote el proceso de selección, NORMANDIA informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por NORMANDIA respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad. NORMANDIA cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en NORMANDIA, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de NORMANDIA y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. NORMANDIA almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre NORMANDIA y el empleado. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, o por solicitud expresa del empleado, siempre que en ella radique tal facultad. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, NORMANDIA procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. NORMANDIA tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
• Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de NORMANDIA, es reservada dado que está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. NORMANDIA solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
• Tratamiento de datos personales de Proveedores. NORMANDIA solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. NORMANDIA recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por NORMANDIA, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, NORMANDIA podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. NORMANDIA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
• Tratamiento de datos personales en procesos de contratación. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con NORMANDIA, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de NORMANDIA y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique NORMANDIA según el tipo de dato de carácter personal tratado. NORMANDIA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.
• Tratamiento de datos personales de la comunidad y clientes. La recolección de datos de personas que NORMANDIA trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de NORMANDIA, así como para realizar campañas de responsabilidad social. Para el efecto, previamente NORMANDIA informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos. En cuanto a los clientes, además de tener como finalidad la promoción y comercialización de los bienes y servicios de la compañía, el tratamiento se realizará fundamentalmente para realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio conforme se describe en el manual de tratamiento de datos.
X. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS
NORMANDIA garantizará el derecho de acceso, consulta y reclamos, previa acreditación de la identidad del titular o causahabiente, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, utilizando medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Para el efecto, NORMANDIA habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en sus bases de datos, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.
Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:
• Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días. Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo. Un reclamo completo debe contener, por lo menos:
• Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica de notificación.
• Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.
• Petición u objeto del reclamo.
Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación.
Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.
Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación. Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:
• Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
• Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
• La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.
Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a NORMANDIA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
• La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por NORMANDIA.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:
• El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Las consultas, reclamos, solicitudes de modificación, supresión y revocatorias que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a las siguientes direcciones: datospersonales@constructoranormandia.com; Avenida 9 Norte No. 15N-05 y teléfono 6689090.
XI. CONTRATOS
En los contratos laborales, NORMANDIA incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, transferir en momentos futuros, datos personales del titular, para efectos tales como las cotizaciones y pagos al sistema de seguridad social, parafiscales, etc. Es un deber de los empleados y colaboradores de NORMANDIA conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
XII. SEGURIDAD DE LA INFORMACION
NORMANDIA adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:
• Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.
• Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
• Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
• Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
• Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
• Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
• Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.
XIII. REGLAS GENERALES APLICABLES
NORMANDIA establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
• Garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
• Tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
• Realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las bases de datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello, cuenta con criterios de verificación para que el personal autorizado por la Compañía cuente con claves y usuarios, además de los perfiles de acceso a la respectiva información.
• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.
• El Oficial de Protección de Datos, deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el website de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
• El Comité de Presidencia será quien tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.
• Es Responsable del tratamiento de datos personales es “la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”. De esta manera, el Responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley, que para el caso es GRUPO NORMANDIA S.A.
• Es Encargado del tratamiento de datos personales " la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos". Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un Responsable. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de NORMANDIA mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).
• En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la empresa, se crea el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, en cabeza del Departamento de Sistemas, quien desarrollará sus funciones con el apoyo del Comité de Presidencia y de la Gerencia Jurídica. Por tanto, dicha área será la responsable al interior de NORMANDIA de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.
XIV. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, NORMANDIA inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014),debiendo actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.
XV. FINALIZACION DEL TRATAMIENTO
Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de NORMANDIA o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.
XVI. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
Esta Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte del Comité de Gerencia, realizada el 26 de julio de 2013 y su actualización dependerá de las instrucciones de dicho Comité, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Oficial de Protección de Datos de la Compañía.
MANUAL PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TEMARIO
1. Objeto.
2. Ámbito de Aplicación.
3. Antecedentes.
4. Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
5. Principios.
6. Tratamientos.
7. Finalidades.
• Contratistas
• Empleados
• Clientes
• Accionistas
• Comunidad
8. Derechos de los Titulares de Datos Personales.
9. Deberes del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
10. Procedimiento PQRS para que los Titulares de la información pueden ejercer los derechos a conocer, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
11. Autorización del titular para el tratamiento de datos personales.
12. Autorización para el tratamiento de datos personales sensibles.
13. Autorización para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
14. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
15. Modificación de las políticas de tratamiento de datos personales.
16. Glosario.
17. Vigencia y actualizaciones.
En desarrollo de la Política de Tratamiento de Datos Personales de GRUPO NORMANDÍA S.A. (“la compañía”) hemos desarrollado este manual en el cual encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, los derechos de los titulares de la información, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la compañía, entre otros.
GRUPO NORMANDÍA S.A. reconoce la protección de los datos personales como un factor fundamental y de gran importancia que entendemos como todas aquellas medidas que tomamos, tanto a nivel físico, técnico como jurídico para garantizar que la información de los usuarios registrada y almacenada en bases de datos esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas.
Este manual tiene como objetivo también dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (y demás normas que las sustituyan, modifiquen, complementen, deroguen o reglamenten), en él, lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con el tratamiento de datos personales que la compañía realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada los titulares para adelantar dicho tratamiento.
1. OBJETO
Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que la compañía haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva. Para efectos del presente Manual, la compañía se considerará como la responsable de la información recaudada.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones de este manual son aplicables en todos los niveles de la compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en su poder, así como al Encargado del Tratamiento de Datos Personales.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación la compañía: accionistas, exaccionistas, empleados, exempleados, proveedores, contratistas, clientes en general, cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos la compañía.
3. ANTECEDENTES
Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional dicta Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Igualmente, el 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Nombre: GRUPO NORMANDIA S.A.
Domicilio: Avenida 9 Norte No. 15N – 05 Barrio Granada, Cali
Correo: datospersonales@constructoranormandia.com
Teléfono: 6689090
5. PRINCIPIOS
La Ley 1581 de 2012 establece los siguientes principios rectores del Tratamiento de los Datos Personales, que rigen las actuaciones de la compañía sobre el particular:
• Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
6. TRATAMIENTO
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, la compañía realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, transferencia, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
7. FINALIDADES
En desarrollo de la política de Tratamiento de Datos de la compañía, el recaudo, tratamiento y transferencia de los Datos Personales tendrá las siguientes finalidades:
CON LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES DE SERVICIO:
• Pago de obligaciones contractuales.
• Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
• Registro de la información de los proveedores y/o consultores en la base de datos de las Compañía.
• Remitir información y atender solicitudes y/o requerimientos de los diferentes entes externos de control y regulación, autoridades administrativas, fiscales y entes judiciales.
• Ejecutar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y, en general, garantizar la seguridad de sus instalaciones y para documentar las actividades comerciales de la compañía.
• Contacto para realizar operaciones comerciales con los proveedores.
• El control y la prevención del fraude.
• Cumplimiento de manera efectiva con las obligaciones derivadas de la compra de bienes y servicios.
• Llevar a cabo evaluaciones y selecciones de Proveedores.
• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre los proveedores, consultores y la compañía.
CON LOS EMPLEADOS:
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la compañía, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo, reglamento interno de trabajo y la legislación laboral.
• Para la prestación de servicios solicitados por el empleado apalancados en su contrato de trabajo y que debe gestionar la compañía, tales como servicios financieros a través de entidades bancarias o del Fondo de Empleados, entre otros.
• Para la elaboración de sistemas de identificación para ejecutar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y, en general, garantizar la seguridad de las instalaciones de la compañía.
• Para mantener una e¬ficiente comunicación de la información que sea de utilidad en el vínculo laboral.
• Para evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el empleado, titular de la información.
• Para realizar estudios internos sobre los hábitos de los empleados y sus núcleos familiares para programas de bienestar, clima organizacional, riesgo psicosocial y salud y seguridad en el trabajo.
• Para el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la compañía, procesos con ¬fines de desarrollo operativo y/o de administración del sistemas e información.
• Por solicitud de cualquier autoridad competente que así lo requiera.
CON LOS CLIENTES:
• Analizar y medir la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la compañía.
• Adelantar todas las gestiones de mercadeo y promoción relacionadas con los bienes y servicios ofrecidos por la compañía, para lo cual, entre otras actividades, se debe: enviar información relacionada con actividades, programas, productos y servicios; compartir y cruzar información con otras entidades como: cámaras de comercio, gremios y los aliados comerciales de la compañía; identificar la actividad comercial de los clientes, identificar clientes potenciales, evaluar hábitos de mercadeo y consumo.
• Promocionar y difundir información actualizada sobre proyectos de vivienda, eventos y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con el objeto social de la compañía.
• Adelantar todas las acciones tendientes a desarrollar las actividades de gestión social, responsabilidad social empresarial y relacionamiento con los grupos de interés, para lo cual, entre otras actividades, se debe: convocar a reuniones informativas, actividades, capacitaciones y eventos que realice la compañía; dejar registros documentales y gráficos de estos eventos, dar respuestas a solicitudes de participación de la compañía en programas y proyectos presentados por terceros, difundir los lineamientos ambientales de la política de gestión integral de la empresa, identificar y validar los grupos de interés de la empresa y realizar encuestas entre todas las personas que conforman sus grupos de interés.
• Remitir información y atender solicitudes y/o requerimientos de los diferentes entes externos de control y regulación, autoridades y entes judiciales.
• Lograr las finalidades relativas a ejecutar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y, en general, garantizar la seguridad de sus instalaciones y para documentar las actividades comerciales de la compañía.
• Realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio. Por lo tanto, los datos personales de los compradores de viviendas en proyectos que desarrolle la compañía, podrán ser recolectados, tratados y transferidos por ella para gestionar créditos, subsidios, cesantías, ahorros programados, escrituras, solicitud de servicios públicos, mutaciones catastrales, administración de copropiedad, cobro de cuotas de administración, citación a reuniones de copropietarios, postventas, PQR, etc., según corresponda, con fiduciarias, bancos, cajas de compensación familiar, notarías, Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, Municipios, administraciones de la copropiedad donde se encuentre el inmueble si se trata de propiedad horizontal, empresas de servicios públicos domiciliarios y en general, ante cualquier entidad pública o privada que deba intervenir en el proceso compraventa de los inmuebles, entrega y administración de los mismos.
CON LOS ACCIONISTAS:
• Ejecutar las actividades propias de la compañía para cumplir su objeto social.
• Informarle sobre el desempeño de la entidad y las actividades que realiza.
• Efectuar el análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgo de mercado y financiera.
• Suministrarle información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicios o cualquier otra índole, que se considere necesaria y/o apropiada para la prestación de los servicios de la compañía.
• Establecer, mantener y terminar la relación de asociación o vinculación.
• Actualizar y conservar la información.
• Realizar la gestión de cobranza judicial y extrajudicial, así como de investigación de bienes y localización personal, para obtener el pago de las obligaciones a su cargo.
• Transmitir o transferir su información a entidades públicas o privadas y/o entes de control por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal. Consultar su información antes las diferentes autoridades administrativas y judiciales.
• Llevar a cabo gestiones y trámites de traspaso y legalización de propiedad cuando ello sea necesario.
• Soportar procesos de auditoría externa e interna.
LA COMUNIDAD: La recolección de datos de personas que la compañía trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente la compañía informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos.
Los Datos Personales proporcionados y la información será utilizada por la compañía sólo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, fuera de las actividades y objetivos de la misma, salvo que:
• El titular nos autorice expresamente a hacerlo.
• Sea necesario hacerlo para permitir a algunos proveedores la prestación, a nuestros clientes, de los servicios que les hemos encomendado.
• Sea necesario hacerlo con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios.
• Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto.
• Sea requerido o permitido por la ley.
En consecuencia y para el manejo interno de sus datos en la compañía, éstos podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente, al personal de la compañía, así como a las entidades públicas o privadas que se relacionan, deben participar o son indispensables para el cumplimiento de los fines previstos para el tratamiento de los datos según cada caso. La compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de la información personal o proporcionamos la información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
Igualmente, la compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, sus datos personales a otras entidades para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales. En el caso de transmisión de datos personales, la compañía suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1074 de 2015.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de datos personales debe ser comunicado oportunamente a los titulares de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. La política de tratamiento de información personal debe ser puesta en conocimiento de los titulares. Para ello, la organización o responsable de los datos, podrá utilizar documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
En el Tratamiento de Datos Personales por parte de la compañía se respetará en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho será ejercido entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581, como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Recibir información por parte de la compañía, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a las normas que establecen y regulan la protección de datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, determinado que, en el Tratamiento, la compañía ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos ante la compañía por las siguientes personas:
• Por el Titular de los datos personales, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.
• Por los causahabientes del Titular de los datos personales, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos personales, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Lo derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Los deberes de la compañía, como responsable del Tratamiento de datos personales son:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. PROCEDIMIENTO PQRS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
La compañía garantizará el derecho de acceso, consulta y reclamos, previa acreditación de la identidad del titular o causahabiente, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, utilizando medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Para el efecto, la compañía pone a disposición de los titulares de la información, el correo electrónico datospersonales@constructoranormandia.com. Igualmente podrán ser presentadas todas las solicitudes sobre el particular en la siguiente dirección: Avenida 9 Norte No. 15N-05 y teléfono 6689090, dirigidas al Coordinador de Gestión al Cliente.
Los Titulares, sus herederos o representantes, podrán verificar la existencia de información personal que se encuentre registrada en sus bases de datos, consultar el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conocer las finalidades que justifican este Tratamiento y solicitar la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información deberá ser proporcionada por la compañía en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.
Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:
• Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días. Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo. Un reclamo completo debe contener, por lo menos:
• Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica de notificación.
• Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.
• Petición u objeto del reclamo.
Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación.
Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.
Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación. Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:
• Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
• Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
• La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.
Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la compañía la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
• La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la compañía.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:
• El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La compañía como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha elaborado diversos formatos de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” incorporados en los distintos contratos que se suscriben con los Titulares y ha adoptado procedimientos para solicitar la autorización para el Tratamiento de los mismos e informar al titular cuáles son los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por la compañía, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. Igualmente, ella, como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a la compañía cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:
• Por escrito.
• De forma oral.
• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a la compañía la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado como una conducta inequívoca.
Finalmente, ha establecido canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, siempre y cuando no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
12. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
De acuerdo al artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por tanto, el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refieren los Artículo 6° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:
• Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
• Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, la compañía cumplirá con las siguientes obligaciones:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.
13. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los requisitos mencionados, la compañía como Responsable del Tratamiento de los datos personales, solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización para tratar la información.
14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
El Titular de los datos, puede en todo momento solicitar a la compañía, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo.
Sin embargo, no procede la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización cuando como Titular de los datos tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de la compañía.
Si vencido el término legal respectivo, la compañía como Responsable no elimina los datos personales de sus bases de datos, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
15. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de este Manual de políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que el Titular ha otorgado a la compañía, la entidad como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.
Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, la compañía obtendrá una nueva autorización de su parte.
Para ello en nuestro sitio web www.constructoranormandia.com se informará sobre el cambio y se pondrá a disposición de los Titulare la última versión de este manual o los mecanismos habilitados por la compañía para obtener una copia de la misma.
16. GLOSARIO
Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento. • Cliente activo: Persona natural que recibe los servicios de la compañía.
• Cliente potencial: Persona natural interesada en recibir los servicios de la compañía.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociar se a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos.
• Proveedor: Toda persona natural que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de la compañía, que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Presidencia.
17. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
Este manual entra en vigencia a partir de su aprobación por parte del Comité de Gerencia, realizada el 26 de julio de 2013 y su actualización dependerá de las instrucciones de dicho Comité, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Oficial de Protección de Datos de la Compañía.
